Nieopłacona faktura – Jak odzyskać pieniądze, gdy klient nie płaci

Patrycja Wroniarczyk
Każdy przedsiębiorca prawdopodobnie zetknął się z problemem zapłaty za fakturę za dostarczone towary lub usługi. Niezapłacona faktura może wiązać się z takimi konsekwencjami jak brak środków potrzebnych na prowadzenie działalności gospodarczej, zaburzenie płynności finansowej, problem z dalszymi inwestycjami, a także upadłość firmy. Co zrobić w przypadku niezapłaconej faktury?

Ulga na „złe długi” w podatku VAT i podatku dochodowym

Warto wiedzieć, że nawet niezapłacone faktury generują powstanie obowiązku podatkowego. Ulga za „złe długi” pozwala na pomniejszenie podstawy opodatkowania o kwotę wierzytelności, czyli pozwala odzyskać podatek od towarów i usług oraz podatek dochodowy. Ulga ta opiera się na możliwości korekty podatku należnego w podatku VAT oraz przychodu w podatku od dochodu w przypadku braku zapłaty za fakturę.

Zmniejszenie podstawy opodatkowania dokonuje się w zeznaniu rocznym. Jeśli jednak dłużnik ureguluje należności, to wtedy wierzyciel ma obowiązek zwiększyć podstawę opodatkowania i wykazać ponownie konkretny podatek w zeznaniu podatkowym składanym za rok podatkowy, w którym należności zostały uregulowane.

Z tytułu ulgi na „złe długi” może skorzystać każdy wierzyciel, który jest czynnym podatnikiem VAT i który ma problem z należnościami, których termin płatności minął 31.12.2019 roku.

Podatek VAT

Aby skorzystać z ulgi na „złe długi”, od terminu płatności wynikającego z faktury za towary lub usługi musi minąć minimum 90 dni, a dostarczony towar lub usługa musi być wykonana na rzecz czynnego podatnika VAT, który nie znajduje się w trakcie postępowania upadłościowego lub obejmującego likwidację majątku.

Co więcej, w dniu poprzedzającym dzień składania deklaracji podatkowej uwzględniającej korektę, musi być spełnionych kilka warunków:

  • zarówno dłużnik, jak i wierzyciel muszą być zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT,
  • od daty wystawienia faktury nie upłynęły 2 lata, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym została wystawiona faktura,
  • dłużnik nie jest w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego, upadłościowego ani likwidacyjnego,
  • transakcja handlowa podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym na terytorium Polski.

Odzyskanie podatku dochodowego od niezapłaconej faktury

W związku z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych możliwe jest zaliczenie niezapłaconej faktury do kosztów uzyskania przychodu, ale pod dwoma warunkami:

  • nieściągalność wierzytelności została uprawdopodobniona
  • i wierzytelności zostały uprzednio zaliczone do przychodów należnych.

Wierzyciel, który wcześniej zaliczył wartość niezapłaconego rachunku do przychodów należnych, ma prawo do pomniejszenia podstawy obliczenia podatku lub zwiększenia straty.

Aby pierwszy warunek był spełniony potrzebny będzie odpowiedni dokument. Może to być jeden z poniższych dokumentów:

  • wydane przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego postanowienie o nieściągalności,
  • postanowienie sądu obejmujące likwidację majątku (oddalenie wniosku o ogłoszenie upadłości, umorzenie postępowania upadłościowego lub ukończenie tegoż postępowania)
  • protokół spisany przez podatnika stwierdzający, ze wysokość długu jest równa lub mniejsza od przewidywanych kosztów procesowych i egzekucyjnych związanych z dochodzeniem wierzytelności.
właścicielka firmy sprawdzająca niespłacone należności

Co zrobić, aby zobowiązanie zostało uregulowane?

Faktura zawsze zawiera kwotę i termin zapłaty, w związku z tym traktowana jest jako wezwanie do zapłaty.

Jednym z pierwszych sposobów na to, aby sprzedawca otrzymał zaległą kwotę, jest wysłanie wezwania do uregulowania należności za fakturę. Wezwanie do zapłaty można wysłać w dowolnej formie i powinno informować dłużnika o kwocie i terminie spłaty. Monit warto wysłać od razu po upłynięciu terminu płatności. Często takie pismo zawiera także informacje o konsekwencjach zignorowania wezwania oraz ostrzeżenie o wpisie do Biura Informacji Gospodarczej. Jeżeli to nie pomogło wyegzekwować zapłaty, konieczne będzie postępowanie nakazowe.

Pozew w postępowaniu nakazowym

Warto wiedzieć, że z perspektywy dochodzenia należności za wystawioną fakturę ważny jest fakt, iż zaakceptowana faktura stanowi podstawę do wydania nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym. Jednakże samo przyjęcie faktury nie oznacza jej zaakceptowania – potrzebny jest podpis pod fakturą.

Posiadanie oświadczenia o uznaniu długu bardzo ułatwi procedurę odzyskiwania należności. Już samo skierowanie prośby o rozłożenie należności na raty może stanowić takie oświadczenie.

Warto wiedzieć, że jeżeli wierzyciel wejdzie na drogę postępowania sądowego o dochodzenie należności i wygra, to najprawdopodobniej koszty za postępowanie sądowe, postępowanie egzekucyjne i zastępstwo procesowe będą przeniesione na dłużnika.

Nakaz zapłaty za fakturę lub też wyrok sądu to pierwsza część odzyskiwania należności. Druga część to skierowanie sprawy do postępowania egzekucyjnego. Jeśli dłużnik nie opłaci wszystkich długów (czyli sumy wynikającej z faktury, odsetek i kosztów postępowania), konieczne będzie wszczęcie egzekucji komorniczej.

Na szczęście nie trzeba zajmować się tym wszystkim samemu – aby odzyskać należność, można skorzystać z profesjonalnych usług windykacyjnych. Sprawdź ofertę windykacji B2B na https://www.coface.pl/Nasza-oferta/Windykacja-B2B.

Prewencja

Zanim rozpoczniemy współpracę z kontrahentem, możemy zweryfikować go jako płatnika. Służą do tego między innymi biura informacji gospodarczych (Krajowy Rejestr Długów, BIG InfoMonitor lub ERIF), wywiadownie gospodarcze, giełdy wierzytelności, Krajowy Rejestr Sądowy, Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej.

Odsetki ustawowe w transakcjach handlowych

W ramach przeciwdziałania nadmiernym opóźnieniom została wprowadzona dyrektywa unijna dotycząca zwalczania opóźnień w płatnościach w transakcjach handlowych.

Jako przedsiębiorca, któremu klient zwleka z zapłatą za fakturę, z mocy prawa możesz doliczyć dłużnikowi odsetki ustawowe. Wysokość odsetek ustawowych za zwłokę w płatnościach w transakcjach handlowych to suma stopy referencyjnej NBP i 10 punktów procentowych. Od 1.01.2022 ich wysokość wynosi 11,75%. Takie odsetki są sankcją za nieterminowe regulowanie płatności i stanowią formę zadośćuczynienia dla wierzyciela. Końcową datą naliczania odsetek będzie data wpływu środków pieniężnych na konto.

Rekompensata za brak zapłaty

Wysokość rekompensaty za nieopłaconą fakturę wynosi równowartość 40, 70 lub 100 euro. Jest to rekompensata za koszty odzyskiwania należności i przysługuje wierzycielowi od dnia nabycia uprawnień do odsetek za opóźnienie.

Podsumowanie

Każdy przedsiębiorca wie, że nawet jedna niezapłacona faktura może wpłynąć na działalność firmy. Brak zapłaty za dostarczony towaru lub wykonaną usługę przekłada się na płynność finansową i naszą wypłacalność. Warto zadbać o bezpieczeństwo transakcji handlowych i sprawdzać przyszłych kontrahentów, ale także warto wiedzieć, co można zrobić w przypadku nieterminowych płatności.

Podane w treści dane są aktualne na dzień publikacji.

Total
0
Shares
Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Related Posts

Franczyza w domu – czy w domu można prowadzić biznes franczyzowy?

Franczyza to zdecydowanie jedna z popularniejszych form prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Dzięki wsparciu franczyzodawcy i otrzymaniu od niego know-how, wejście na rynek z nową firmą jest po prostu łatwiejsze. Nic więc dziwnego, że wielu początkujących przedsiębiorców zastanawia się nad tym, czy kupno mieszkania i prowadzenia w nim franczyzy to dobry pomysł.
Patrycja Wroniarczyk
Czytaj więcej