Co to jest Krajowy System e-Faktur i jak przygotować firmę na KSeF?

Avatar
Nowy rok zwykle oznacza nowe rozwiązania w zakresie podatków, administracji czy kwestii prawnych. Zmiany te dotykają przede wszystkim przedsiębiorców, którzy przechodząc na nowe standardy, niejednokrotnie muszą wprowadzać rozwiązania na pograniczu rewolucji. Jedną z najgłośniejszych kwestii, która wchodzi w życie w 2024 roku jest Krajowy System e-Faktu. Na czym polegają zmiany i jak przygotować firmę na KSeF?

Krajowy System e-Faktur – co to jest?

Krajowy System e-Faktur – w skrócie KSeF – to narzędzie teleinformatyczne służące do wystawiania faktur oraz nadawania numeru KSeF. Ponadto narzędzie umożliwia weryfikację i kontrolę prawidłowości danych umieszczanych na dokumencie oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Do tej pory wystawianie faktur możliwe było w różnych formatach elektronicznych, a nawet w sposób ręczny, papierowy. Od 2024 roku ma się to zmienić, a powszechnie obowiązującym standardem będzie właśnie faktura ustrukturyzowana w formacie XLS. Na dokumencie wystawionym w KSeF znajdują się dane obowiązkowe (np. data wystawienia faktury, dane stron transakcji), będzie też miejsce na informacje dodatkowe. Nie jest to pionierskie rozwiązanie, bowiem ujednolicone systemy fakturowania z powodzeniem funkcjonują chociażby w Hiszpanii czy Portugalii. 

Jak wdrożyć Krajowy System e-Faktur w firmie?

Aby uzyskać dostęp do platformy Krajowego Systemu e-Faktu, niezbędne będzie utworzenie indywidualnego konta. Logowanie odbywać się będzie przy użyciu Profilu Zaufanego lub jednego z kwalifikowanych certyfikatów (podpis zaufany, podpis elektroniczny lub pieczęć elektroniczna). Do wdrożenia KSeF nie jest potrzebny specjalistyczny sprzęt informatyczny, a sam dostęp do systemu jest bezpłatny. Ministerstwo Finansów przewidziało możliwość korzystania z komercyjnych programów fakturowych, jak i narzędzi certyfikowanych przez rząd. Warunkiem jest dopasowanie rozwiązań danego programu do standardu, dzięki któremu wystawiane faktury będą przesyłane do Krajowego Systemu e-Faktur. 

Kogo obowiązuje i od kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?

Zgodnie z informacjami podawanymi przez oficjalną stronę rządową, KSeF stanie się obligatoryjny i obejmie wszystkie podmioty prowadzące działalność gospodarczą. Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur następuje w dwóch turach. Pierwszy z nich to dzień 1 lipca 2024 roku, kiedy to Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy dla wszystkich czynnych podatników VAT. Druga tura przypada na dzień 1 stycznia 2025 roku. Wówczas obowiązkiem będą objęci podatnicy stosujący zwolnienie podmiotowe oraz wykonujących czynności wyłącznie zwolnione przedmiotowo z VAT. Przed 1 lipca 2024 roku system jest nieobowiązkowy, a przedsiębiorcy mogą przystąpić do rozliczeń w KSeF dobrowolnie. 

Krajowy System e-Faktur – skorzystaj z pomocy specjalistów!

Rozumiemy, że nowe rozwiązania mogą budzić wiele wątpliwości i obaw, szczególnie wśród mikroprzedsiębiorców i samozatrudnionych. Dlatego biuro rachunkowe online zaznajomione z tematyką KSeF chętnie wesprze przedsiębiorców w procesie przejścia na nowy standard fakturowania. Dzięki merytorycznemu wsparciu oraz kompetencji pracowników można zyskać pewność, że rozliczenia zarówno z kontrahentami, jak i organami podatkowymi przebiegną bez komplikacji. To z kolei pozwala nie tylko uniknąć stresu na co dzień, ale też kar w przypadku kontroli finansowych. Warto również podkreślić, że dzięki Krajowemu Systemowi e-Faktur przedsiębiorca szybciej otrzyma zwrot VAT (maksymalnie 45 dni zamiast 60 dni). Istnieje również perspektywa, która pomoże przedsiębiorcom rozliczać się z VAT-u faktycznie należnego. Jeśli ustawa o metodzie kasowej w VAT, to na podstawie danych z KSeF łatwo można będzie wykazać, które faktury jeszcze nie zostały opłacone.

Treść promocyjna

Total
0
Shares
Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Related Posts

Nieopłacona faktura – Jak odzyskać pieniądze, gdy klient nie płaci

Każdy przedsiębiorca prawdopodobnie zetknął się z problemem zapłaty za fakturę za dostarczone towary lub usługi. Niezapłacona faktura może wiązać się z takimi konsekwencjami jak brak środków potrzebnych na prowadzenie działalności gospodarczej, zaburzenie płynności finansowej, problem z dalszymi inwestycjami, a także upadłość firmy. Co zrobić w przypadku niezapłaconej faktury?
Patrycja Wroniarczyk
Czytaj więcej